Os diretores e gestores escolares sabem da importância de concentrar seus esforços no desenvolvimento das metodologias de ensino, na capacitação de professores e no acompanhamento mais próximo de cada aluno. No entanto, todas essas funções disputam a atenção com outras de caráter mais administrativo, que também são fundamentais para manter o bom funcionamento da instituição. O software de gestão escolar vem justamente para auxiliar nessas atividades relacionadas à administração, otimizando o tempo dos gestores.

O que é um software de gestão?

Também chamados de ERPs (Enterprise Resource Planning, ou Planejamento de Recursos Empresariais, em tradução livre) são sistemas de gestão que compilam a maior parte das atividades operacionais de uma empresa (ou, no caso, instituição de ensino), automatizando os processos e fazendo com que eles conversem entre si.

Um sistema como esse é composto por ferramentas que controlam o fluxo de caixa, tributação, estoque de materiais, controle fiscal, além de manter um banco de dados organizado com informações importantes sobre o público interno e externo da entidade em questão.

Vantagens do software de gestão escolar

Para uma instituição de ensino, ter acesso a um sistema como esse é ainda mais importante do que para negócios de outros segmentos. O motivo é simples e já mencionamos no início do artigo: os gestores de escolas acumulam muitas funções ligadas ao ensino em si, por isso, ter esse suporte para as atividades de gestão traz muitas vantagens. Veja quais são as principais:

Capacidade de personalização

Os sistemas de gestão são altamente personalizáveis, levando em conta as características do empreendimento ao qual se destinam. Por isso, o seu software terá sido elaborado pensando na sua escola, na quantidade de colaboradores e alunos; na modalidade de ensino oferecida; na sua metodologia e em todos os outros aspectos que a tornam tão particular.

Controle do caixa

Já falamos por aqui sobre como é importante que as escolas tenham controle sobre o fluxo de caixa. O software de gestão oferece uma ferramenta para organizar todas as entradas e saídas e gerar relatórios que facilitem a tomada de decisão, sempre mirando na melhoria das finanças.

Questão da inadimplência

Um dos grandes problemas enfrentados por escolas particulares é a inadimplência no pagamento de mensalidades. O sistema de gestão permite um controle mais efetivo sobre o pagamento das mensalidades, assim, o setor de cobranças pode ser mais proativo e assertivo com alunos que não estão realizando os pagamentos conforme o esperado.

Relação com a comunidade escolar

Esse programa, quando elaborado para uma escola, pode incluir recursos que ajudem a melhorar a comunicação com os professores e pais. Em caso de qualquer ocorrência, eles podem ser notificados de imediato, além de receberem avisos sobre reuniões e eventos da escola. Aliás, as resoluções de uma reunião podem ser compartilhadas com todos os envolvidos.

A própria atuação dos professores pode ser acompanhada mais de perto, o que ajuda muito a prover o aprimoramento constante da atividade dos docentes.

Se você deseja que a sua escola tenha uma administração melhor, mais funcional e eficiente, invista em um software próprio para isso.