Um problema comum que atinge escolas e instituições de ensino de modo geral é a falta de uma visão de negócio por trás desse tipo de estabelecimento. Embora tenha um objetivo bem diferente da maior parte dos empreendimentos, visando formar e preparar cidadãos para o futuro, a escola também precisa ser vista e administrada como uma empresa, para que possa sobreviver e se manter atuando. O fluxo de caixa é uma das ferramentas mais importantes!

O que é fluxo de caixa?

Resumidamente, o fluxo de caixa corresponde ao registro de todas as entradas e saídas financeiras da escola.

Essa ferramenta também leva em consideração o dinheiro que existe disponível para ser utilizado em uma eventual necessidade, por exemplo, valores em aplicações de curto prazo, além dos que estão em caixa.

Importância dessa ferramenta para escolas

O fluxo de caixa é um recurso eficiente para o controle financeiro. Por meio dele, a escola pode:

Agrupar as despesas em categorias e, assim, analisar qual é a porcentagem da receita que está sendo destinada para investimentos em estrutura, ações culturais e para os gastos fixos, por exemplo;

Avaliar se as entradas estão sendo maiores do que as saídas (que é o objetivo) ou se está sendo o contrário;

Observar se a receita oriunda de mensalidades está de acordo com o esperado. Caso ela esteja abaixo do que deveria, a escola pode identificar problemas de inadimplência;

Ao longo do tempo, mantendo o registro do fluxo de caixa, a direção pode identificar qual é o período em que as matrículas caem e já se programar para cortar os custos possíveis durante essa fase. A ideia é equilibrar a diminuição da receita, para que ela não prejudique o andamento das atividades;

Programar-se para os gastos de final de ano, como férias, décimo terceiro salário, confraternizações e outras eventualidades;

Em síntese, o fluxo de caixa serve para manter a saúde financeira da escola. Com ele, a direção pode prever toda a movimentação de recursos e elaborar medidas com antecedência para amenizar possíveis crises.

Como controlar o fluxo de caixa em uma escola?

A primeira dica é definir uma periodicidade fixa, por exemplo: todo mês as entradas e saídas são organizadas e repassadas para a direção. Aliás, para instituições de ensino, o controle mensal é o mais adequado, porque acompanha o ritmo de recebimento da mensalidade dos estudantes.

Outra medida importante é separar as despesas fixas das variáveis, para saber exatamente quais são os gastos fixos de cada mês que não podem ser ignorados, como faturas de água e energia elétrica, aluguel, internet, salários dos colaboradores e outros.

A melhor orientação é investir em um sistema que automatize o fluxo de caixa. Além de tornar esse processo mais prático, é uma forma de otimizar o tempo dos colaboradores do setor financeiro, para que eles possam se concentrar em atividades mais estratégicas.

Também é uma forma de reduzir o índice de falhas no preenchimento das planilhas.

Esse tipo de investimento traz um retorno verdadeiro para a escola, pois a ajuda a se relacionar melhor com as suas finanças.