A secretaria digital é uma consequência de todas as transformações que vemos no mercado. A sua escola tem diversos benefícios quando adota esse tipo de recurso na rotina. Os colaboradores da secretaria, professores e claro, seus alunos têm muito a ganhar.
O que é a secretaria digital?
A ideia de trazer o digital para a secretaria vai em direção ao uso de práticas que reduzem a produção de papel, o que é econômico e sustentável. Além de tornar as atividades muito mais organizadas e de fácil acesso, impactando diretamente na produtividade da equipe.
Em termos ligados a esses sistemas, podemos dizer que é uma plataforma que busca integrar todos os setores escolares em um único espaço. Por isso é um software que engloba certificados, protocolos, matrículas, notas, mapas de presença, dados cadastrais, dados financeiros, enfim.
E se a sua instituição de ensino atua com ensino superior, é obrigatório adotar esse recurso desde a Portaria 332 do MEC, publicada em 2020. A proposta é a implementação do Acervo Acadêmico Digital. Portanto, esse tipo de plataforma se torna obrigatória para essas empresas.
Como funciona na prática?
Na prática, a sua escola experimenta o que outros setores já viveram ou estão em processo, que é a digitalização ao máximo de operações. Pensando de maneira geral, temos menos uso de papel, muito mais agilidade no dia a dia, mais segurança nos dados e praticidade no acesso.
Imagine, por exemplo, o diário escolar, ferramenta fundamental para a rotina dos professores. Com esse tipo de sistema, temos acesso a todas as informações em dispositivos como computadores e celulares. Isso proporciona uma rotina mais organizada e produtiva para educadores e setores administrativos.
Os benefícios de uma secretaria digital
A sua escola vai ganhar outro patamar em relação à organização interna quando adere a esse tipo de recurso. Ainda que não se encaixe nos requisitos da portaria que citamos, vale a pena aproveitar os benefícios desse tipo de sistema.
Então, você pode ter os benefícios de regularidade administrativa, no caso de atuar com ensino superior, ou mesmo adiantar um processo que é tendência a todas as empresas desse mercado. Tenha também uma equipe mais eficiente, que encontra relatórios e arquivos de maneira facilitada.
E melhor ainda, sem a produção de tanto papel, destacando a instituição como uma empresa que preza por ações sustentáveis. O que é eficiente e muito mais econômico. Pense que todo acesso às informações é prático e possui níveis de permissão.
Portanto, o corpo docente, os funcionários da escola e até alunos ou responsáveis por alunos terão informações de maneira rápida e segura. Afinal, esse tipo de sistema atua com armazenamento na nuvem, prática segura e que traz muitos benefícios no dia a dia.
Essa é a secretaria digital e o impacto que ela é capaz de produzir na sua escola. Se a sua escola ainda atua com muita geração de arquivos de papel e arquivos em computador criados manualmente, é hora de modernizar, adequar essas práticas para algo superior.
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